Regionalna Izba Obrachunkowa z wizytą w Bieczu

Przedstawiam Państwu kolejny protokół z kontroli kompleksowej wykonanej przez RIO, tym razem w Urzędzie Miasta i Gminy w Bieczu. Od jakiegoś czasu publikuję takie dokumenty, dotyczące zarządzania przez samorządowców i urzędników publicznym majątkiem w miastach i gminach powiatu gorlickiego; ostatnio w artykule, na łamach „Bobowej Od-Nowa” z dnia 11 grudnia 2012 roku, pt. „Regionalna Izba Obrachunkowa w powiecie gorlickim”. Dzisiaj najświeższe doniesienia na ten temat. Z Biecza! Jako, że wielokrotnie komentowałem ten cały urzędniczy i samorządowy bałagan, dzisiaj powstrzymam się od zanudzania Czytelników podobnie brzmiącymi ocenami. Tylko suche fakty! Wytrwałym polecam porównać bieżące wystąpienie pokontrolne z protokołem z 20 maja 2009 roku – znajdziecie go w w/w artykule w zakładce „Bobowa Od-Nowa”. I każdy może sobie odpowiedzieć na pytanie, czy w Urzędzie Miasta i Gminy w Bieczu coś się zmieniło na lepsze albo na gorsze.

I tak na koniec; nie zapomnijcie, Drodzy Mieszkańcy Miasta i Gminy w Bieczu, w najbliższych wyborach oddać swojego głosu na urzędującą ekipę samorządową z Panią Burmistrz Urszulą Niemiec na czele!

Miałem „nie przynudzać”, a zatem do dzieła…

Kraków, 2013-09-03

WK-613-43/13

Pani

Urszula Niemiec

Burmistrz

Miasta i Gminy

Biecz

Uprzejmie informuję Panią Burmistrz, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie, realizując postanowienia ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 1113), przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Miasta i Gminy Biecz. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia gospodarki finansowej, w tym realizacji zobowiązań podatkowych oraz zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem działalności w latach 2011 – 2012 i w 2013 r., do dnia obowiązywania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

W związku z zakończeniem czynności kontrolnych, udokumentowanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 5 lipca 2013 r., przekazuję Pani Burmistrz niniejsze wystąpienie pokontrolne.

Przedstawia się w nim stwierdzone nieprawidłowości w okresie objętym aktualną kompleksową kontrolą, osoby odpowiedzialne za ich powstanie oraz wnioski pokontrolne zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności, przewidziane do realizacji przez kontrolowaną jednostkę, stosownie do postanowień art. 9 ust. 2 ww. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych:

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 1

–         częściowe niewykonanie wniosków pokontrolnych przedstawionych w piśmie Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie Nr WK-613-15/09  z dnia 20 maja 2009 r. Nieprzeprowadzenie pełnej i konsekwentnej realizacji wniosków pokontrolnych dotyczy:

         prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 011 ”Środki trwałe” niezgodnie z zasadami funkcjonowania ww. konta,

         wykazywania w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Gminy Biecz, zawyżonych o podatek VAT dochodów uzyskiwanych w związku z gospodarowaniem mieniem gminy,

         gospodarowania mieniem komunalnym bez zachowania szczególnej staranności, a zwłaszcza nie egzekwowania należnych odsetek z tytułu nieterminowych wpłat czynszu.

Powyższe nieprawidłowości dotyczące niewykonania wniosków pokontrolnych zostały razem z innymi nieprawidłowościami stwierdzonymi w trakcie niniejszej kontroli kompleksowej, opisane szczegółowo w dalszej części wystąpienia pokontrolnego.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz Miasta i Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 1 – Konsekwentne realizowanie wniosków pokontrolnych wydawanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie, mających na celu usunięcie w sposób trwały nieprawidłowości stwierdzonych w czasie ostatniej i poprzedniej kontroli.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 2

–         prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 011 – „Środki trwałe” w sposób uniemożliwiający ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe, co jest niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 011 zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Inspektor  ds. Księgowości w Referacie Finansowo – Budżetowym.

Wniosek pokontrolny nr 2 – Prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 011 – „Środki trwałe” stosownie do postanowień zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861, z późn. zm), tj. w sposób umożliwiający ustalenie w każdym przypadku osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 3

–         nieprawidłowe ujmowanie na stronie Ma konta 201 – „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” faktur płaconych gotówką w momencie zakupu przez pracowników, jako zobowiązanie z tytułu dostaw, robót i usług zamiast na stronie Ma konta 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” na której winno się ujmować wydatki poniesione przez pracowników na rzecz jednostki. Powyższe narusza zasady funkcjonowania ww. kont określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Główny Księgowy Urzędu.

Wniosek pokontrolny nr 3 – Prawidłowe ujmowanie w księgach rachunkowych faktur płaconych gotówką przez pracowników, na stronie Ma konta 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861, z późn. zm.).

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 4

–         dokonywanie na koncie 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” odpisów umorzeniowych dla pozostałych środków trwałych, tj. w korespondencji z kontem 013 – „Pozostałe środki trwałe”. Odpisy te  winny być dokonywane w korespondencji z kontem 401 – „Zużycie materiałów i energii”. Powyższe narusza zasady funkcjonowania kont określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Główny Księgowy Urzędu.

Wniosek pokontrolny nr 4 – Prawidłowe ujmowanie w księgach rachunkowych odpisów umorzeniowych na koncie 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych”, tj. w korespondencji z kontem 401 – „Zużycie materiałów i energii”, stosownie do zasad funkcjonowania ww. kont, określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861, z późn. zm.).

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 5

–         nieprawidłowe zaewidencjonowanie zaangażowania wydatków budżetowych wynikających z umów: nr OA.1170-89/10 z dnia 30.12.2010 r., nr OA.1170-91/10 z dnia 30.12.2010 r., OA.1170-92/10 z dnia 30.12.2010 r., OA.1170-93/10 z dnia 30.12.2010 r., nr OA.1170-90/10 z dnia 30.12.2010 r., nr OA.1170-95/10 z dnia 30.12.2010 r., nr OA.1170-96/10 z dnia 30.12.2010 r., nr OA.1170-97/10 z dnia 30.12.2010 r., nr OA.1170-98/10 z dnia 30.12.2010 r. Zaangażowanie wydatków z tytułu tych umów nie zostało zaksięgowane w 2010 r. na stronie Ma konta 999 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, co narusza zasady funkcjonowania ww. konta ujęte w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Inspektor  ds. Księgowości w Referacie Finansowo – Budżetowym.

Wniosek pokontrolny nr 5 – Prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych lat przyszłych, poprzez ujmowanie na koncie 999 wartości wszystkich umów powodujących zaangażowanie wydatków lat przyszłych, stosownie do postanowień zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861, z późn. zm.)

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 6

–         nieprawidłowe ujęcie na koncie 402 – „Usługi obce” kwoty 3.650,00 zł, stanowiącej koszty dofinansowania studiów pracowników. Koszty te winny być ujęte na koncie 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”.  Powyższe narusza zasady funkcjonowania ww. kont ujęte w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Główny Księgowy Urzędu.

Wniosek pokontrolny nr 6 – Prawidłowe klasyfikowanie kosztów na odpowiednich kontach zespołu 4, tj. zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861, z późn. zm.).

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 7

–         nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych j.s.t. za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 r. w kolumnie 9 i 10 „należności pozostałe do zapłaty” w dziale 700 rozdz. 70005 § 0830 – wpływy z usług, dochodów w kwocie brutto czyli wraz z podatkiem od towarów i usług – VAT, co pozostaje w sprzeczności z postanowieniami § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym kierownicy jednostek zobowiązani są sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Kwota należnego podatku VAT nie powinna być wykazywana w sprawozdaniu z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego, gdyż nie stanowi on dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego lecz budżetu państwa.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Główny Księgowy Urzędu.

Wniosek pokontrolny nr 7 – Sporządzanie sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych j.s.t. w sposób rzetelny i prawidłowy pod względem merytorycznym, ze szczególnym zwróceniem uwagi na prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach  dochodów z majątku Gminy w kwotach netto, tj. bez podatku VAT, stosownie do postanowień § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 8

         wykazanie w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2012 r. w wierszu pn. „E4.1 zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług” kwoty 254.860,12 zł, oraz w wierszu pn. „E4.2 zobowiązania wymagalne pozostałe” kwoty 8.434,26 zł, tj. wraz z odsetkami za opóźnienie od wymagalnych zobowiązań. Powyższe narusza postanowienia art. 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, który stanowi, że sprawozdania należy sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a także postanowienia zawarte w § 2 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do w. rozporządzenia, tj. instrukcji sporządzania sprawozdań, który stanowi iż, przez zobowiązania wymagalne rozumie się bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. Są to zobowiązania wynikające głównie z dostaw towarów i usług (np. niezapłaconych w terminie faktur), prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji. Kategoria ta nie obejmuje zobowiązań wymagalnych z tytułu papierów wartościowych, pożyczek i kredytów oraz przyjętych depozytów, a także odsetek za opóźnienie od wymagalnych zobowiązań.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Główny Księgowy Urzędu.

Wniosek pokontrolny nr 8 – Sporządzanie kwartalnych sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, w sposób rzetelny i prawidłowy, ze szczególnym zwróceniem uwagi na wykazywanie w sprawozdaniu  zobowiązań wymaganych bez odsetek za opóźnienie od wymagalnych zobowiązań, stosownie do postanowień art. 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247), w związku z § 2 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do ww. rozporządzenia.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 9

–         zaliczanie odsetek od zobowiązań wymagalnych Urzędu do niewłaściwych podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków, tj. do podziałek, w których ujmuje się wartość główną zobowiązań wymagalnych. Ww. odsetki winny być wykazywane w § 4580 – pozostałe odsetki. Stan ten jest niezgodny z zapisami ujętymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Skarbnik Gminy oraz Główny Księgowy Urzędu.

Wniosek pokontrolny nr 9 – Wykazywanie odsetek od zobowiązań wymagalnych w prawidłowej podziałce klasyfikacji budżetowej wydatków, tj. w § 4580 – pozostałe odsetki, stosownie do postanowień zawartych w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207, z późn. zm.)

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 10

–         gospodarowanie mieniem komunalnym Gminy, w tym w zakresie dochodów z tytułu wpływów z czynszów najmu lokali użytkowych oraz czynszów dzierżawy, bez zachowania szczególnej staranności, wymaganej w art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, poprzez niewystępowanie o zapłatę należnych odsetek za zwłokę w zapłacie czynszu, stosownie do postanowień objętych kontrolą umów dzierżawy i umów najmu lokali użytkowych. Powyższe dotyczyło nieterminowego wnoszenia w 2011 r. czynszów najmu i dzierżawy w odniesieniu do 17 z 21 kontrolowanych umów, w tym m.in. umowy nr 71442-36/09 z dnia 31 grudnia 2009 r. (łączna kwota należnych odsetek w odniesieniu do realizacji ww. umowy wyniosła 73,52 zł).

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektorzy w Referacie Rolnictwa, Mienia Komunalnego, Ewidencji Działalności Gospodarczej i Ochrony Środowiska, Inspektor ds. Księgowości Budżetowej w Referacie Finansowo-Budżetowym.

Wniosek pokontrolny nr 10 – Zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu mieniem, stosownie do przepisu art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 594, z późn. zm.) oraz postanowień zawartych umów, poprzez dochodzenie należnych odsetek z tytułu nieterminowej wpłaty czynszu najmu i dzierżawy.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 11

–         dopuszczenie do użytkowania przez jednostki ochotniczej straży pożarnej pomieszczeń budynków komunalnych, bez stosownego uregulowania powyższego stanu, tj. bez zawarcia umów z ww. podmiotami, dotyczących korzystania przez nie z przedmiotowych nieruchomości. Powyższe stanowi o nie zachowaniu należytej staranności przy wykonywaniu zarządu mieniem komunalnym, wymaganej przez art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz Miasta i Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 11 – Uregulowanie zasad korzystania z budynków komunalnych przez jednostki ochotniczej straży pożarnej, poprzez zawarcie z nimi stosownych umów dot. korzystania przez nie z ww. budynków, a tym samym zapewnienie zachowania szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu mieniem komunalnym, stosownie do wymogu art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 594, z późn. zm.).

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 12

–         niezamieszczenie w 2011 r. w dzienniku o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, ogłoszenia o przetargu na sprzedaż nieruchomości położonej w miejscowości Libusza oznaczonej w ewidencji gruntów nr 667, o powierzchni 0,08 ha, co jest niezgodne z postanowieniami § 6 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. Cena wywoławcza przedmiotowej  nieruchomości była wyższa niż równowartość 10.000 euro.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Inspektor  ds. Gospodarki Gruntami w Referacie Rolnictwa, Mienia Komunalnego, Ewidencji Działalności Gospodarczej i Ochrony Środowiska.

Wniosek pokontrolny nr 12 – Zamieszczanie w dzienniku o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, ogłoszeń o przetargu na sprzedaż nieruchomości o cenie wywoławczej powyżej równowartości 10.000 euro, stanowiących mienie komunalne Gminy Biecz, stosownie do postanowień § 6 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. (Dz. U. Nr 207, poz. 2108, z późn. zm.)

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 13

–         nieterminowe przekazanie II raty składki na rzecz Małopolskiej Izby Rolniczej w Krakowie za 2011 r. Termin wpłaty upływał w dniu 6 czerwca 2011 r., natomiast zapłaty dokonano w dniu 9 czerwca 2011 r. Powyższe stanowi naruszenie art. 35 ust. 2 w związku z ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o izbach rolniczych.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Główny Księgowy Urzędu.

Wniosek pokontrolny nr 13 – Respektowanie postanowień art. 35 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o izbach rolniczych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 927, z późn. zm.) w zakresie terminowego przekazywania do Małopolskiej Izby Rolniczej w Krakowie należnych składek w wysokości 2% uzyskanych wpływów z tytułu podatku rolnego.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 14

–         dopuszczenie do wystąpienia na koniec 2012 r. zobowiązań wymagalnych w kwocie 263.294,38 zł, z czego na koncie 201 – „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” zaewidencjonowano zobowiązania wymagalne w wysokości 246.463,12 zł,  na koncie 225 – „Rozrachunki z budżetami” zobowiązania w wysokości 8.397,00 zł natomiast na koncie 240 – „Pozostałe rozrachunki” zobowiązania w wysokości 8.434,26 zł. Powyższym naruszono art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, który stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz Miasta i Gminy oraz Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 14 – Dokonywanie wydatków publicznych z zachowaniem zasad określonych  w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885), który stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 15

–         nieterminowe przekazanie na rachunek właściwego Urzędu Skarbowego kwoty  8.397,00 zł, stanowiącej część zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych za listopad 2012 r. Powyższa kwota została odprowadzona na rachunek właściwego Urzędu Skarbowego w dniu 2 stycznia 2013 r., tj.13 dni po terminie. Powyższe narusza postanowienia art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, iż płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 15 – Przekazywanie na rachunek właściwego Urzędu Skarbowego pobranej kwoty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w terminie określonym przez art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.).

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 16

–         wystąpienie w 2011 r. jednego przypadku zmniejszenia planu wydatków poniżej zaksięgowanego zaangażowania wydatków w dz. 750 rozdz. 75095 § 4210. Takie postępowanie narusza zasadę obligatoryjnego utrzymania w planie finansowym zabezpieczenia dla całości zaciągniętych zobowiązań, która wynika z przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3, art. 46, art. 52 ust.1 pkt 2, art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz Miasta i Gminy oraz Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 16 – Wyeliminowanie przypadków dokonywania zmian planu finansowego wydatków poniżej kwot zaksięgowanego zaangażowania wydatków budżetowych, celem zapewnienia realizacji zasady obligatoryjnego utrzymania w planie finansowym zabezpieczenia dla całości zaciągniętych zobowiązań, która wynika z przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3, art. 46, art. 52 ust.1 pkt 2, art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885).

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 17

–         przekroczenie planu wydatków budżetowych w dz. 750 rozdz. 75095 § 4210 na dzień 12 grudnia 2011 r. na kwotę 1.590,04 zł. Plan wydatków na ten dzień wynosił 10.920,00 zł, natomiast wykonanie wydatków wyniosło 12.510,04 zł. Ww. przekroczenie wynika z:

         zatwierdzenia do wypłaty następujących dokumentów: faktura VAT nr FP/230/2011 z dnia 01.12.2011 r. na kwotę 300,58 zł (zapłacona przelewem w dniu 8 grudnia 2011 r.): faktura VAT nr FA/91//2011 z dnia 29.11.2011 r. na kwotę 95,00 zł (zapłacona przelewem w dniu 9 grudnia 2011 r.); faktura VAT nr FA/93/2011 z dnia 01.12.2011 r. na kwotę 17,34 zł (zapłacona przelewem w dniu 12 grudnia 2011 r.);  faktura VAT nr 165/2011 z dnia 28.11.2011 r. na kwotę 150,00 zł (zapłacona przelewem w dniu 12 grudnia 2011 r.): Razem kwota przekroczenia: 562,92 zł.

         nieprawidłowo dokonanej zmiany planu finansowego, tj. zmniejszenia planu wydatków poniżej zaksięgowanego zaangażowania i wykonanych wydatków, co spowodowało wystąpienie przekroczenia o wartości 1.027,12 zł.

Powyższe stanowi naruszenie zasad gospodarki finansowej określonych w art. 44 ust. 1 i art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz Miasta i Gminy, Skarbnik Gminy oraz Główny Księgowy Urzędu.

Wniosek pokontrolny nr 17 – Zapewnienie przestrzegania limitów wydatków planu finansowego i nie dopuszczanie do występowania przekroczeń planu wydatków budżetowych określonych w planie finansowym Urzędu, zgodnie z przepisem art. 44 ust. 1 i art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885).

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 18

–         zaciąganie w 2011 r. zobowiązań obciążających budżet roku bieżącego z przekroczeniem upoważnienia, co dotyczyło zawarcia:

         umowy nr IZP.7234.45.2011 z dnia 23 lutego 2011 r., której przedmiotem był remont drogi gminnej „Na Krupczaka” w miejscowości Binarowa. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy ustalono w kwocie 20.569,00 zł (brutto). Podpisując ww. umowę Burmistrz zaciągnęła zobowiązanie obciążające budżet roku 2011 na łączną kwotę 20.569,00 zł w sytuacji, gdy w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej (dz. 600 rozdz. 60016 § 4270) na dzień zawarcia ww. umowy zabezpieczono środki finansowe w wysokości 18.694,00 zł. Przekroczono zakres udzielonego upoważnienia o kwotę 1.875,00 zł,

         umowy nr IZP.272.14.2011 z dnia 6 września 2011 r., której przedmiotem był „Remont drogi dojazdowej do pól w miejscowości Korczyna „Dębczak”. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy ustalono w kwocie 128.878,16 zł (brutto). Podpisując ww. umowę Zastępca Burmistrza zaciągnął zobowiązanie obciążające budżet roku 2011. na łączną kwotę 128.878,16 zł w sytuacji, gdy w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej (dz. 010 rozdz. 01095 § 6050) na dzień zawarcia ww. umowy nie zabezpieczono środków finansowych. Przekroczono zakres udzielonego upoważnienia o kwotę 128.878,16 zł,

         zlecenia pismem IZP.7031.2.2011  z dnia 1 marca 2011 r. wykonania remontu mostka na drodze Racławice – Wyręby. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zlecenia ustalono w kwocie 2.091,00 zł (brutto). Podpisując ww. zlecenie Burmistrz zaciągnęła zobowiązanie obciążające budżet roku 2011 na łączną kwotę 2.091,00 zł w sytuacji, gdy w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej (dz. 600 rozdz. 60016 § 4270) na dzień zawarcia ww. zlecenia nie zabezpieczono środków finansowych. Przekroczono zakres udzielonego upoważnienia o kwotę 2.091,00 zł.

         zlecenie pismem IZP.7031.3.2011 z dnia 11 marca 2011 r. wykonania naprawy dróg gminnych – wywóz kamienia kruszonego – sołectwo Libusza. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zlecenia ustalono w kwocie 1.287,81 zł (brutto). Podpisując ww. zlecenie Zastępca Burmistrza zaciągnął zobowiązanie obciążające budżet roku 2011 na łączną kwotę 1.287,81 zł, w sytuacji gdy w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej (dz. 600 rozdz. 60016 § 4270) na dzień zawarcia ww. zlecenia nie zabezpieczono środków finansowych. Przekroczono zakres udzielonego upoważnienia o kwotę 1.287,81 zł.

Powyższe stanowi naruszenie przepisów art. 46 ust. 1 w związku z art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz Miasta i Gminy oraz Zastępca Burmistrza Miasta i Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 18 – Przestrzeganie postanowień art. 46 ust. 1 i art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885) poprzez zaciąganie zobowiązań finansowych obciążających plan finansowy jednostki w ramach posiadanych upoważnień.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 19

–         nieterminowy zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Dotyczy to postępowań z 2011 r. o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego pn:

         „Wykonanie nawierzchni z betonu asfaltowego dróg gminnych” – zwrotu 70% zabezpieczenia należytego wykonania umowy (3.839,05 zł) dokonano w dniu 25 października 2011 r. podczas, gdy odbiór inwestycji nastąpił w dniu 17 sierpnia 2011 r.,

         „Przebudowa drogi gminnej Nr K270003 Biecz-Przedmieście Górne – wymiana przepustów i ścianek czołowych oraz likwidacja przełomów” –zwrotu 70% zabezpieczenia należytego wykonania umowy (3.499,99 zł) dokonano w dniu 25 października 2011 r. podczas, gdy odbiór inwestycji nastąpił w dniu 19 sierpnia 2011 r.

Powyższe stanowi o nie przestrzeganiu art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Zastępca Kierownika Referatu Inwestycji, Planowania Przestrzennego i Ochrony Środowiska.

Wniosek pokontrolny nr 19 – Dokonywanie zwrotu części zabezpieczenia należytego wykonania umowy nie pozostawionej na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady w terminie określonym w art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.), tj. do 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go przez zamawiającego za należycie wykonane.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 20

–         ustalenie wartości zamówienia na roboty budowlane w postępowaniu pn. „Przebudowa drogi gminnej nr K270003 Biecz – Przedmieście Górne-wymiana przepustów oraz ścianek czołowych, likwidacja przełomów” udzielonego w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie kosztorysu sporządzonego przez wykonawcę, co jest niezgodne z art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 24 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Zastępca Kierownika Referatu Inwestycji, Planowania Przestrzennego i Ochrony Środowiska.

Wniosek pokontrolny nr 20 – Ustalanie wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane zgodnie z postanowieniami przepisu art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.  Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.), tj. na podstawie kosztorysu inwestorskiego.

Niezależnie od wyszczególnienia indywidualnej odpowiedzialności za powstanie nieprawidłowości w poszczególnych dziedzinach funkcjonowania Miasta i Gminy Biecz, poprzez wskazanie merytorycznych pracowników, Burmistrz Biecza oraz Skarbnik Gminy ponoszą w odpowiednim zakresie, odpowiedzialność z tytułu nadzoru, za opisane w wystąpieniu pokontrolnym nieprawidłowości.

W terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, do wniosków pokontrolnych zawartych w wyżej wymienionym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby, stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Bieg terminu, o którym mowa w art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

W terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, kontrolowana jednostka jest obowiązana zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania.

Poinformowanie niezgodnie z prawdą, o wykonaniu wniosków pokontrolnych jest zagrożone sankcją określoną w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Jednocześnie informuje się, że treść niniejszego wystąpienia pokontrolnego, zawierającego wnioski pokontrolne oraz opis nieprawidłowości do poszczególnych wniosków pokontrolnych, a także wskazanie osób odpowiedzialnych za powstanie stwierdzonych nieprawidłowości, udokumentowanych w protokole kontroli, po zakończeniu obowiązujących procedur pokontrolnych, określonych przepisami ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 1222), ogłoszona zostanie w Biuletynie Informacji Publicznej Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie, na stronie internetowej: www.bip.krakow.rio.gov.pl.

Otrzymują:

1.        adresat

2.        a/a

Do wiadomości:

Przewodniczący

Rady Miejskiej

w Bieczu